Datenschutzerklärung

1. Wer verantwortlich ist

TradeRiver GmbH, Kölner Str. 1, 51379 Leverkusen. Sie erreichen uns unter info@traderiver.de oder telefonisch unter 0221/3006 115-0.

Wir verarbeiten nur Daten, die für den Betrieb dieser Website, die Sicherheit und die Bearbeitung Ihrer Nachricht benötigt werden.

2. Hosting und technische Protokolle

Für den vorgesehenen Serverbetrieb nutzen wir netcup GmbH, Emmy-Noether-Straße 10, 76131 Karlsruhe; VPS, Standort Nürnberg. Der Anbieter stellt den Server bereit. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung verpflichtet netcup, Daten nach unseren Weisungen zu verarbeiten und zu schützen.

Beim Seitenaufruf verarbeitet der Server kurzzeitig Ihre IP-Adresse und technische Verbindungsdaten. Die IP-Adresse ist die Adresse Ihres Geräts im Internet. Diese Angaben sind nötig, um die angeforderte Seite auszuliefern. Grundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer sicheren und erreichbaren Website (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO).

Das Zugriffsprotokoll des Webservers Caddy enthält technische Angaben. Dazu gehören Zeitpunkt, Antwortstatus, Antwortgröße und Dauer. IP-Adresse, aufgerufene Adresse, Browserangaben, Cookies und Formularinhalte werden nicht darin gespeichert. Ausführliche Diagnoseprotokolle sind ausgeschaltet.

Das Systemprotokoll hält technische Start-, Stopp- und Fehlermeldungen fest. Die App protokolliert keine Namen, E-Mail-Adressen oder Nachrichteninhalte. Für Zugriffs- und Systemprotokolle gilt eine Aufbewahrung von höchstens 30 Tagen. Bei Erreichen der Speichergrenze werden ältere Protokolle früher entfernt.

3. Ihre Projektanfrage

Das Kontaktformular fragt Unternehmensname, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, gewünschten Umfang und Nachricht ab. Telefonnummer und bestehende Website sind freiwillig. Wir speichern auch den Eingangszeitpunkt und Ihre Bestätigung des Datenschutzhinweises. Ein zufälliger Schlüssel verhindert doppelte Eingaben. Kurze technische Prüfungen helfen gegen automatisch erzeugte Nachrichten.

Wir nutzen die Angaben, um Ihre Anfrage zu lesen, Rückfragen zu klären und ein Angebot vorzubereiten. Ihre Anfrage ist unverbindlich. Die Kenntnisnahme des Datenschutzhinweises ist keine Werbeeinwilligung.

Wenn Sie selbst Vertragspartner werden möchten, dient die Verarbeitung der Vorbereitung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO). Schreiben Sie als Ansprechperson eines Unternehmens, ist die Grundlage unser berechtigtes Interesse an der geschäftlichen Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO).

Die Angaben werden in einer Datenbank auf dem Server in Nürnberg gespeichert. Nur befugte Personen erhalten Zugang zur internen Übersicht. Das Formular verschickt derzeit keine E-Mail. Benachrichtigungen werden nur als geschützte Dateien auf demselben Server vorbereitet. Diese Vorschauen können Name, E-Mail-Adresse und Anfrage-Referenz enthalten.

Anfragen ohne Auftrag und abgelehnte Anfragen werden zwölf Monate nach dem letzten Kontakt automatisch gelöscht. Der tägliche Aufräumlauf entfernt auch zugehörige Benachrichtigungsaufträge und Schlüssel gegen Doppelabsendungen. Lokale Mailvorschauen werden nach 30 Tagen gelöscht.

Entsteht ein Auftrag oder besteht eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, wird die Anfrage von dieser automatischen Löschung ausgenommen. Erforderliche Geschäftsbriefe werden sechs Jahre und Rechnungsbelege grundsätzlich acht Jahre aufbewahrt. Die Frist beginnt mit dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres. Nach Ablauf der Pflicht wird die Ausnahme geprüft und aufgehoben. Grundlage der gesetzlichen Aufbewahrung ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO.

4. Schutz vor Missbrauch und IP-Verarbeitung

Formulare prüfen ein unsichtbares Schutzfeld und eine kurze Mindestwartezeit. Ein technisch gesicherter Nachweis ist höchstens zwei Stunden gültig. Ein weiterer Schlüssel verhindert Doppelabsendungen. Dafür wird kein zusätzliches Cookie gesetzt. Die Formularnachweise werden nicht dauerhaft gespeichert.

Höchstens 60 Formularversuche in zehn Minuten sind erlaubt. Der vorgeschaltete Webserver übermittelt dafür die IP-Adresse. Die App nutzt diese nur, wenn die Herkunft technisch geprüft ist. Die IP-Adresse bleibt nur kurz im Arbeitsspeicher. In der Datenbank steht ein geschütztes Kennzeichen mit Zeitfenster und Zähler. Aus dem Kennzeichen lässt sich die IP-Adresse nicht direkt ablesen. Trotzdem behandeln wir es als personenbezogenes Datum. Alte Zähler werden beim nächsten Formularversuch nach Ablauf des Zeitfensters gelöscht. Ohne verlässliche IP-Adresse gilt ein gemeinsames Limit.

Die interne Anmeldung erlaubt höchstens fünf Versuche in 15 Minuten. Auch hier werden nur ein geschütztes Kennzeichen, Zeitfenster und Zähler gespeichert. Alte Zähler werden beim nächsten Anmeldeversuch gelöscht. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der Schutz vor Missbrauch.

5. Technisch notwendige Cookies und lokale Schriften

Beim normalen Besuch und beim Kontaktformular setzen wir keine eigenen Cookies. Nach der internen Anmeldung wird das notwendige Cookie traderiver_session gesetzt. Ein Cookie ist eine kleine Information im Browser. Es enthält einen zufälligen Sitzungsschlüssel und läuft nach acht Stunden ab. Es wird nur verschlüsselt übertragen. Seitenskripte können es nicht lesen. Fremde Websites können es nicht für Aktionen verwenden.

In der Datenbank stehen ein nicht direkt lesbarer Prüfwert des Sitzungsschlüssels, die Zugangsrolle, der Ablauf und ein weiterer Schutzwert. Dieser verhindert ungewollte Aktionen durch fremde Websites. Abgelaufene Sitzungen werden sofort abgewiesen. Ihre Datenbankeinträge werden einen Tag nach Ablauf durch den täglichen Aufräumlauf gelöscht.

Das notwendige Sitzungscookie ermöglicht die ausdrücklich angeforderte Anmeldung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Die weitere Verarbeitung schützt den Zugang. Grundlage dafür ist unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO.

Die Schrift Manrope wird von unserem Server geladen. Dabei wird keine Verbindung zu Google Fonts aufgebaut. Wir verwenden keine Analyseprogramme, Werbepixel, Werbecookies oder sonstigen Tracker und geben keine Besuchsdaten an Werbenetzwerke weiter.

6. Kontakt per E-Mail

Wenn Sie an info@traderiver.de schreiben, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Nachricht und mögliche Anhänge. Technische Zustelldaten werden ebenfalls verarbeitet. Unsere Postfächer nutzen Microsoft 365. Ein E-Mail-Link auf der Website öffnet nur Ihr eigenes Mailprogramm. Die Website überträgt Ihre Formularanfrage nicht an Microsoft.

Es gelten dieselben Zwecke und Rechtsgrundlagen wie bei Projektanfragen. Nach dem Standardvertrag für Geschäftskunden im Europäischen Wirtschaftsraum ist unser Vertragspartner Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irland. Der Microsoft Products and Services Data Protection Addendum (DPA) gehört zum Vertrag. Dieser Datenschutznachtrag regelt insbesondere die Verarbeitung in unserem Auftrag und den Schutz der Daten.

Für Microsoft 365 mit einer Anmeldung in der EU oder EFTA gilt grundsätzlich die EU-Datengrenze. Die EFTA umfasst Island, Liechtenstein, Norwegen und die Schweiz. Die erfassten Daten werden innerhalb dieses Gebiets gespeichert und verarbeitet. Die konkrete Speicherregion hängt vom Dienst und unserer Postfachumgebung ab. Eine ausschließliche Speicherung in Deutschland wird damit nicht zugesagt.

Begrenzte Übermittlungen außerhalb dieses Gebiets bleiben möglich. Das betrifft etwa Supportzugriffe, Sicherheitsprüfungen und von Nutzern veranlasste Übermittlungen. Für Übermittlungen in Drittländer sieht Microsoft insbesondere die EU-Standardvertragsklauseln vor. Das sind vertragliche Schutzregeln nach Art. 46 DSGVO. Einzelheiten finden Sie im Microsoft-Datenschutznachtrag und in den Angaben zu Übermittlungen außerhalb der EU-Datengrenze.

Geschäftliche E-Mails und Anhänge zu Angeboten, Aufträgen und Verträgen werden als Handelsbriefe sechs Jahre aufbewahrt. Rechnungsbelege werden grundsätzlich acht Jahre aufbewahrt (§ 257 HGB und § 147 AO). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Brief empfangen oder versandt wurde oder der Beleg entstanden ist. Gesetzlich nötige längere Fristen bleiben bestehen, etwa bei noch offenen Steuerverfahren. Sonstige Anfragen ohne Auftrag werden zwölf Monate nach dem letzten Kontakt gelöscht, sofern keine gesetzliche Pflicht entgegensteht. Diese Regeln werden in den Postfächern außerhalb der Website umgesetzt.

7. Sicherungskopien

Für den vorgesehenen Betrieb wird die Datenbank täglich gesichert. Diese Sicherungen enthalten auch Anfragen. Sie sind verschlüsselt und nur für befugte Personen zugänglich. Auf dem Server werden sie sieben Tage aufbewahrt. Eine Kopie auf unserer eigenen Synology-NAS, einem getrennten Speichergerät, wird 30 Tage aufbewahrt.

Gelöschte Daten verschwinden damit spätestens nach 30 Tagen auch aus allen Sicherungen. Sicherungen dienen nur der Wiederherstellung nach einem Fehler. Nach einer Wiederherstellung werden fällige Löschungen erneut angewendet, bevor die Website wieder genutzt wird. Grundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem zuverlässigen Betrieb nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO.

Ihre Rechte

Sie können Auskunft über Ihre gespeicherten Daten verlangen. Falsche Angaben können Sie berichtigen lassen. Unter den gesetzlichen Voraussetzungen können Sie auch die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen. Sie können Ihre Daten in einem übertragbaren Format erhalten (Art. 15–20 DSGVO). Gesetzliche Aufbewahrungspflichten können eine sofortige Löschung verhindern.

Beruht eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung, können Sie diese jederzeit für die Zukunft widerrufen. Bei einer Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen können Sie widersprechen, wenn Ihre besondere Situation dafür spricht (Art. 21 DSGVO). Schreiben Sie dazu an info@traderiver.de. Wir prüfen Ihr Anliegen und antworten innerhalb der gesetzlichen Frist.

Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Das ist zum Beispiel an Ihrem Wohnort, Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes möglich. Für uns ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW) zuständig. Die Anschrift lautet Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf. Telefon: 0211/38424-0. E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de.

Offizielle Informationen: Beschwerde bei der LDI NRW. Anbieterquelle für die Hosting-Anschrift: Impressum der netcup GmbH.